My Extrabat est un portail web qui centralise la gestion commerciale, la facturation et le suivi de chantier des TPE du BTP dans un seul environnement. Couplé à l’application mobile Extrabat Today, il forme une architecture à deux volets, bureau et terrain, conçue pour supprimer la double saisie entre le chantier et le bureau. Cette particularité technique mérite d’être comprise avant de décider si l’outil correspond à la réalité d’une petite structure du bâtiment.
Architecture bureau-terrain de My Extrabat : ce que la double couche change concrètement
La plupart des logiciels de gestion BTP proposent un accès mobile. My Extrabat va plus loin en séparant clairement deux périmètres fonctionnels : le portail web My Extrabat pour le pilotage administratif, et l’application Extrabat Today pour la remontée d’informations depuis le terrain.
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Extrabat Today permet aux compagnons et chefs de chantier de remonter l’avancement des travaux, de prendre des photos, de consigner des réserves et de faire signer des rapports d’intervention. Chaque action est horodatée et géolocalisée automatiquement. Ces données alimentent directement le portail My Extrabat, sans qu’un gestionnaire ait besoin de ressaisir quoi que ce soit au bureau.
Pour une TPE qui passe du carnet papier au numérique, cette traçabilité automatique règle un problème récurrent : savoir qui a fait quoi, où et quand, sans courir après les feuilles volantes ou les SMS du chef d’équipe. Le gain ne se mesure pas seulement en temps, mais en fiabilité des données qui servent ensuite à facturer, à justifier un avancement auprès du client ou à répondre à une réserve en fin de chantier.
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Devis et facturation BTP dans My Extrabat : du chiffrage à l’encaissement
Le circuit commercial dans My Extrabat suit une logique linéaire : un devis accepté se transforme en bon de commande, puis en facture, sans rupture de données. Ce fil conducteur évite les erreurs de report entre documents, un classique dans les TPE où le devis est parfois rédigé sur un tableur et la facture sur un autre support.
Générateur de documents et bases articles fournisseurs
Le générateur de documents intégré permet de produire devis, factures et attestations dans des gabarits personnalisés. Les bases articles fournisseurs, préchargées ou configurables, accélèrent le chiffrage en évitant de rechercher chaque référence manuellement.
Pour les métiers techniques comme le chauffage, la climatisation ou la plomberie, ces bases articles prennent une dimension particulière. Extrabat intègre des catalogues spécialisés par corps de métier, ce qui permet de chiffrer un devis avec les bonnes références produit sans basculer vers un site fournisseur externe.
Signature électronique et suivi des encaissements
La signature électronique intégrée accélère la validation des devis à distance. Le suivi des encaissements, rattaché à chaque dossier client, donne une vision claire de ce qui a été facturé, réglé ou en attente. Pour une TPE sans comptable dédié, cette visibilité évite les relances tardives et les trous de trésorerie.
Planning chantier et gestion des équipes terrain avec Extrabat
Le module agenda synchronisé de My Extrabat affiche les interventions planifiées par équipe, par chantier ou par technicien. Le plan de charge visualise la capacité disponible sur une période donnée, ce qui aide à limiter les conflits de planning entre chantiers simultanés.
Ce point est souvent sous-estimé dans les TPE du BTP. Tant que l’entreprise gère deux ou trois chantiers en parallèle, un tableau blanc suffit. Dès que le volume augmente, les chevauchements d’interventions et les oublis de rendez-vous SAV deviennent fréquents. L’agenda partagé de My Extrabat rend visible l’ensemble des engagements de l’entreprise sur une seule interface.
- Chaque intervention est rattachée à un chantier et à un client, ce qui alimente automatiquement l’historique du dossier
- Les techniciens terrain consultent leur planning du jour via Extrabat Today, avec accès aux coordonnées client et aux documents associés
- Les modifications de planning au bureau se répercutent en temps réel sur l’application mobile, sans appel ni SMS
CRM bâtiment intégré : structurer la relation client dès la TPE
Le terme CRM peut sembler disproportionné pour une entreprise de cinq personnes. Dans My Extrabat, il désigne simplement la fiche client enrichie : coordonnées, historique des devis, factures, interventions passées, contrats d’entretien en cours et échanges (SMS, emails).
Cette centralisation a un effet concret sur la gestion SAV et les contrats d’entretien. Quand un client appelle pour signaler une panne, le gestionnaire retrouve immédiatement l’historique complet du dossier : date de la dernière intervention, équipement installé, garantie en cours. L’historique client complet réduit le temps de diagnostic et les erreurs de dispatch.
Le module contrats de services permet de programmer les visites d’entretien récurrentes avec rappels automatiques. Pour les métiers CVC (chauffage, ventilation, climatisation), où les obligations d’entretien annuel sont courantes, cette automatisation évite les oublis qui coûtent un client fidèle.
My Extrabat et facturation électronique : anticiper l’obligation réglementaire
La réforme de la facturation électronique concerne progressivement toutes les entreprises françaises, y compris les TPE. My Extrabat intègre un module de facturation électronique conçu pour répondre à cette obligation sans outil supplémentaire.
Pour une TPE du BTP, l’enjeu est de ne pas se retrouver à chercher une solution de dernière minute. Un logiciel de gestion qui produit déjà des factures conformes aux formats attendus simplifie la transition. Extrabat positionne la conformité réglementaire comme un composant natif, pas comme un module complémentaire payant.
- Les factures générées respectent les formats structurés requis par la réglementation
- L’archivage des documents est intégré au portail, avec traçabilité des envois et des statuts
- Le passage à la facturation électronique n’impose pas de changer de logiciel ni de workflow
La densité fonctionnelle de My Extrabat, avec ses seize modules et plus de deux cents fonctionnalités, peut intimider une TPE habituée à fonctionner avec un tableur et un téléphone. L’approche progressive reste la plus réaliste : commencer par le couple devis-facturation, puis activer le planning, puis le CRM.
Le portail n’impose pas d’utiliser tous les modules dès le premier jour, ce qui le rend compatible avec une montée en compétence graduelle, à condition que le dirigeant accepte d’investir quelques heures dans la prise en main initiale.
